Бизнес-переписка для чайников или какие фразы можно использовать в деловых письмах

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

1. We got your details contact data from… Мы узнали Ваши контактные данные от…

2. We regret to inform you that… C сожалением сообщаем, что, …

3. Thank you very much for your invitation. Благодарим за приглашение.

4. I would also like to highlight that… Я также хотел бы подчеркнуть, что…

5. Could you please send us information about …? Не могли бы Вы отправить нам сведения о …?

6. We are pleased to accept your offer and… Мы c радостью принимаем приглашение и…

7. We would be grateful if you could provide us with… Мы были бы благодарны, если Вы смогли бы предоставить нам…

8. Please let us know an estimated delivery date. Пожалуйста, сообщите нам примерную дату доставки.

9. After careful consideration we are pleased to inform you… Внимательно рассмотрев данный вопрос, мы решили… (позитивное решение)

10. After careful consideration we regret to inform you… Внимательно рассмотрев данный вопрос, мы решили… (негативное решение)

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

1. I trust this should satisfy your requirements. Надеюсь, что это отвечает Вашим пожеланиям.

2. If I can be of further assistance, please do not hesitate to ask. Если Вам необходима дальнейшая помощь, пожалуйста, обращайтесь.

3. We look forward to assisting you again in the future. С нетерпением ждём продолжения сотрудничества.

4. I appreciate any feedback you may have. Будем признательны за обратную связь.

5. Thank you for your professional support. Большое спасибо за профессиональную поддержку.

6. Thank you very much for your time. Большое спасибо за уделённое время.

7. We apologize for the inconvenience. Примите наши извинения за доставленные неудобства

8. If you require any further information, feel free to contact me. Обращайтесь за любой дополнительной информацией в случае необходимости.

9. Please let us know as soon as you are able so that we may begin making arrangements. Ответьте, пожалуйста, как только сможете, чтобы мы могли уладить этот вопрос.

10. I look forward to hearing from you. С нетерпением жду ответа.

11. Feel free to contact me with any questions or concerns. Обращайтесь ко мне, если возникнут какие-либо вопросы.

12. An early reply would be appreciated. / I look forward to hearing from you at your earliest convenience. Будем благодарны за скорый ответ. / С нетерпением ждём скорого ответа

13. We look forward to a successful working relationship in the future. Надеемся, в будущем нас ждёт продуктивное сотрудничество.

14. Once again, I apologise for any inconvenience. Ещё раз прошу прощения за неудобство.

15. I look forward to receiving your comments about… Жду Ваших комментариев по поводу…

16. I am at your disposal should you need further assistance. Я – в Вашем распоряжении, если необходима помощь.

17. I would appreciate your immediate attention to this matter

Будем очень благодарны за Ваше внимание к данному вопросу

Кстати, все мы не раз встречали в деловых письмах и такие подписи, как “Yours faithfully” и “Yours sincerely”. Есть ли вообще между ними разница? ЕСТЬ!

НЕ знаете имя получателя? Пишите Yours faithfully.

Знаете имя получателя? Используйте Yours sincerely.

Письмо о сотрудничестве

Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия

Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве

Выделим главное:

• начинайте с обращения к потенциальному партнеру по имени;
• представьтесь сами (ваше имя, чем вы/ваша компания занимаетесь, что предлагаете и чего ожидаете от партнерства);
• если задач у вашей партнерства несколько, то обязательно каждую из них поместите в отдельный абзац;
• фактами и цифрами докажите преимущества сотрудничества.

Образец письма о сотрудничестве

Тело письма. Заключительная форма вежливости. Подпись. Постскриптум

Выбор заключительной формы вежливости зависит от вступительного обращения:

После заключительной формы вежливости ставится подпись. Иногда подпись ставится от имени кого-либо. Это может выглядеть так:

Yours faithfully,………. (signature)M. Jay Fox For the Manager

Иногда, вместо For может быть использовано сокращение Per. pro или p.p., от латинских слов per procuratio, что означает «по доверенности, от имени кого-либо»:

Sincerely yours,John Taylor (Mr)p.p. B. HansonHR Manager

Если вы отсылаете копии письма и другим адресатам, тогда в конце письма сделайте соответствующую отметку в виде следующей аббревиатуры: «c.c.» — carbon copies (точные копии) или Copy to…

Иногда вы не хотите, чтобы получатель вашего письма знал, что вы еще кому-то отослали копии. В этом случае внизу писем-копий вы указываете «b.c.c.» — blind carbon copies. (скрытые копии).

Если к письму имеется приложение (каталог, контракт, счет и т.д.), то внизу, после подписи делается указание об этом: «Enc:», «Encl:» — это сокращение от Enclosure (приложение, вложение).

Например:

Enc.: Letter of guarantee (2 pages)Encl.: Insurance certificate (1 copy)

В конце письма, после подписи возможен дополнительный текст, Post Scriptum (P.S.). Такая приписка делается не для стильности и украшательства. P.S. присутствует во многих деловых письмах. Как правило, в P.S

написано что-то важное: подтверждение предложения, описанного выше, или просьба выслать что-то незамедлительно и т.д

P.S. состоит из одного (!) предложения.

Информация на конверте

О порядке и способе доставки письма, а также об особенностях корреспонденции обычно указывается на конверте:

AIR MAIL — авиапочтаBy hand — нарочнымConfidential — конфиденциальноExpress — экспрессPlease forward — направить дальшеPrivate — частноеRegistered — заказноеStrictly Confidential — строго конфиденциальноTo be called for — до востребованияUrgent — срочное
 

Окончание делового письма

В последнем абзаце вашего произведения искусства нужно писать:

Или следующие выражения, в случае если вы прилагаете дополнительные документы, фотографии:

Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully», если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely» — для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша искренность для незнакомого человека может оказаться довольно подозрительной и вызвать смущение.

Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards» или «Kind regards». В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность.

Напоминаем о необходимости проверить свое письмо на наличие ошибок перед отправкой!

Примеры выражений в конце делового письма:

После этого ставьте запятую, и с нового абзаца пишите свои данные: 

Если вы информируете своего коллегу по статусу текущего проекта, то формальное заключение будет не совсем уместно (хотя многие просто прописывают его по умолчанию); а если вы, например, вступаете в борьбу с целью продвижения по карьерной лестнице, то оно определенно потребуется.

10 видов бизнес-писем

Типичные коммерческие (рекламные) письма начинаются с сильного заявления, чтобы привлечь внимание читателя, поскольку цель сводится к тому, чтобы побудить его к действию. 

Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.

Для тех, кто не в курсе, рекламация — претензия на низкое качество товара с требованием возмещения убытков. Слова и тон, которые вы решите использовать в письме-жалобе, могут быть решающим фактором при его рассмотрении.

Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.

Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.

Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

Письмо-запрос. Inquiry Letter.

Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.

Обычно это рекламное письмо, посланное вслед за другим (в случае непоступления заказа, например). Такие письма обычно отправляются после определенного вида начального сообщения.

Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.

Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.

Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.

Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.

Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.

Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.

Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.

Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.

Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.

Приветственное письмо. Welcome Letter.

Часто отправляются в виде рассылки автоматически после регистрации на сайте или сервисе. В любом случае это тоже разновидность делового письма.

Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Резюме (CV) само по себе уже является формальным бизнес-документом. Сопроводительное письмо его дополняет, и у него тоже есть правила написания.

Заявление об увольнении. Letter of Resignation.

Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.

Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Прощание в письме

Правильно закончить письмо и попрощаться очень важно, так как вы закрепляете таким образом впечатление о себе. Не попрощавшись вы рискуете показаться непрофессиональным и грубым

Исключением можно назвать всего пару ситуаций: когда вы постоянно в течение дня ведете переписку с кем-то или когда это ваш близкий друг или родственник. В остальных случаях в деловом письме всегда необходимо прощаться.

Примеры вежливого прощания в письме:

С уважением. Kind regards/Regards.

Теплые пожелания. Warm regards. (Стоит употреблять, когда вы уже знакомы с собеседником.)

Следующими фразы прощания вы можете употреблять, когда уже знакомы, общаетесь регулярно, но письмо все же остается рабочим:

С уважением. Best/Best regards/Warm regards.

Будьте здоровы. Cheers. Не бойтесь показаться фамильярным: подобного рода прощание очень распространено в английском обществе.

Хороших выходных! Have a great week end! Всем нравится ощущение окончания рабочей недели, поэтому попрощаться с коллегами таким образом будет как нельзя кстати.

Избегайте следующих фраз при прощании:

Искренне ваш. Yours truly/Yours faithfully. Может прозвучать слишком лично и интимно.

Благословен день/Благословенного дня. Have a blessed day. Неуместно упоминать религию в формате рабочей переписки.

Thanks/Thxs or Regards/Rgds. Нельзя использовать сокращения и аббревиатуры в деловой переписке.

Общие слова и фразы для деловой переписки

Thank you for your letter of (date), asking if…
Спасибо за письмо от (дата), в котором вы спрашиваете …
We have received your letter of (date), enclosing…
Мы получили Ваше письмо от (дата), к которому вы прилагаете…
We are writing to enquire about…
Мы Вам пишем, чтобы узнать о…
We are interested in…
Мы заинтересованы в…
We would like to know…
Мы бы хотели знать…
In reply to your letter of (date)…
В ответ на Ваше письмо от (дата)…
We would like to inform you…
Мы бы хотели Вас проинформировать…
We are sorry to have to remind you…
Простите за то, что напоминаем Вам…
We regret to inform you that…
Сожалеем о том, что должны Вам сообщить, что…
We refer to your order №123…
Ссылаясь на Ваш заказ №123…
With reference to your letter…
Ссылаясь на Ваше письмо…
With reference to your advertisement in…
Ссылаясь на Вашу рекламу в…
We refer to our telephone conversation regarding…
Мы ссылаемся на наш телефонный разговор касательно…
Replying to your letter of … we are pleased to inform you that…
Отвечая на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In reply (response) to your letter of… we are pleased to inform you that…
В ответ на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In accordance with your request we…
В соответствии с Вашим запросом мы…
We confirm our fax message received this morning…
Мы подтверждаем получение Вашего факса сегодня утром…
Confirming…we are pleased now to…
Подтверждая…, мы рады…

May we remind you that…
 
We wish to notify you that…
 
a) извинения
We apologise for…
Мы извиняемся за…
Please accept our apologies/apology for…
Пожалуйста, примите наши извинения за…
Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future.
Пожалуйста, примите наши извинения и заверения в том, что в будущем мы будем более осмотрительны.
Apologising for… we…
Извиняясь за…, мы…
We very much regret to say that…
С большим сожалением мы сообщаем, что…
We are sorry for a delay…
Мы сожалеем о задержке…
We were sorry to receive your complaint…
С сожалением мы получили Вашу жалобу…
We hope you will understand that we were not responsible for…
Мы надеемся, что Вы понимаете, что мы не несем ответственности за…
We assure you that we do all we can to…
Заверяем вас, что мы делаем все возможное, чтобы…
b) выражение просьбы
Wouldwill you please, be so kind to…
Не будете ли Вы так любезны…
We would be pleased if you would…
Мы были бы рады если бы Вы…
We shouldshall be obliged (grateful) if you wouldcould…
Мы будем благодарны Вам, если Вы…
It will be appreciated if you can…
Мы высоко оценим, если Вы…
It would be appreciated if you wouldcould…
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы смогли…
We would (very much) appreciate your advice…
Мы будем Вам (очень) благодарны за совет…
In view of the urgency we ask you to…
В виду необходимости мы просим Вас…
We trust you will…
Мы рассчитываем, что Вы…
с) упоминание о приложении к письму
We are enclosing we enclose…
Мы прилагаем…
I enclose my curriculum vitae…
Я прилагаю свое резюме…
We attach to this letter…
Мы прилагаем к этому письму…
Please find enclosed…
Пожалуйста, ознакомьте с приложенным…

I look forward to receiving your reply.
С нетерпением жду Вашего ответа.
Looking forward to hearing from you.
С нетерпением жду от Вас письма.
I hope this information will help you.
Надеюсь, эта информация поможет Вам.
Please, do not hesitate to contact me if you need further information.
Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без колебаний.
Please, feel free if you have any further questions.
Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать.
If there is any advice or further information you want we shall be happy to supply it.
Если Вы хотите получить какую-нибудь дополнительную информацию или совет, мы будем счастливы их Вам предоставить.
We would appreciate a prompt reply.
Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ.
а) выражение благодарности
Thank you again for your help. We will be ready to serve you in every way possible
Еще раз спасибо за Вашу помощь

Будем рады помочь Вам всем, чем сможем
Thank you for your assistance
Спасибо за Вашу помощь
Many thanks for your earliest attention
Большое спасибо за Ваше внимание
We assure you of our best attention at all times
Заверяем Вас в нашей преданност
Best regards
С наилучшими пожеланиями

12345Проголосовало 1 чел.

Общие принципы составления английских писем для бизнеса

Структура и стиль официального письма подчиняются строгим условиям, которые диктует формальное общение между партнерами. Деловая корреспонденция – это лицо фирмы, поэтому при составлении бумаг нужно учитывать все стандарты и нюансы.

Графическое оформление

Написание любого делового письма на английском языке производится без отступлений и красных строк. Весь текст выстроен строго по левой стороне листа, а каждая новая строка начинается вровень с предыдущими.

Для улучшения восприятия информации, графически текст должен быть поделен на небольшие, желательно равные по размеру блоки. Также для удобочитаемости не рекомендуется изменять стандартную ширину полей: при больших объемах текста лучше добавить лишнюю страницу, чем мельчить.

Основная информация письма размещается по центру. Даже если у вас небольшое послание, например, напоминание, отказ от предложения или заказ на поставку одной партии товара, не нужно размещать строки вверху страницы. Гораздо опрятнее будет выглядеть текст, расположенный по центру листа.

Стилистические тонкости

Деловые письма не терпят сокращений и панибратства, которыми так славится разговорный английский язык. Поэтому при написании текста недопустимо использование you’re вместо you are, we’ll вместо we will, а тем более молодежного сленга и буквенно-цифровых сокращений.

Также стоит отметить такой момент. Если у вас с бизнес партнером налажены неформальные приятельские отношения, то не стоит перегружать письма излишним официозом, это будет смотреться не очень красиво. В то же время, не стоит переходить и на явный сленг: в деловом общении всегда следует придерживаться золотой середины.

Структура послания

Оформление официальных бумаг тоже строго регламентировано. Структура делового письма на английском языке стандартна для любого формата корреспонденции, и, фактически именно она диктует, как писать бизнес письма на английском. Итак, правила таковы.

1. Начинается запись с указания реквизитов отправителя, размещаемых в левом верхнем углу.

Первым указывается имя пишущего или название компании, а затем в определенном порядке записывается адрес: номер дома, название улицы, город, индекс, страна. Далее отступается пару строк и в том же формате пишется информация о получателе и дата послания.

Обратите внимание, что в шапке никогда не используются пунктуационные знаки

1. Каждое деловое письмо на английском языке не обходится без приветственной фразы. Ее формат зависит от степени знакомства с собеседником. Для официальной корреспонденции характерно использование «Mr/Mrs/Miss/Ms + Фамилия/должность», если данные собеседника известны, и «Dear Sir or Madam» при массовой рассылке неизвестным адресатам.
2. Далее в 2-3 абзацах раскрывается основная тема послания.

Здесь напишите причины, побудившие к составлению письма, и укажите ожидаемые от собеседника действия. Например, если вы составляете письмо, выражающее извинение на английском языке, то после извинительной части расскажите про какие-либо бонусы, сглаживающие недоразумение, и выразите надежду на дальнейшее сотрудничество.

1. По этикету официальное письмо оканчивается стандартной заключительной фразой. Чаще всего используются выражения «Yours faithfully» (при переписке с незнакомым лицом) и «Yours sincerely» (собеседники знают друг друга). После вежливой формы ставится подпись отправителя, а также указываются его имя и должность.

Стоит отметить, что послание может содержать вложения и дополнения. Об их наличии информирует сокращение Enc. (от англ. Enclosure), которое можно встретить в концовке письма.

Итак, со структурой деловых писем на английском и их видами мы ознакомились, теперь пора овладеть речевыми штампами, которые помогут быстро составить текст на любую тему.

Общие правила, как написать деловое письмо на английском языке

Составляя деловое письмо, стремитесь к тому, чтобы оно не походило на обычное персональное послание. Для этого строго придерживайтесь общепринятых правил и норм делового письма. Безукоризненность во всех смыслах — вот основная черта деловой переписки. Любое малейшее отступление от принятых правил может привести к тому, что деловое письмо утратит свою силу.

Главные отличительные свойства делового письма — это его структурированность и наличие разнообразных реквизитов, ясность, лаконичность, соблюдение логической последовательности, официальный стиль, сдержанность, смысловая завершенность, стандартизированность. В деловом письме не должны присутствовать просторечия, жаргон, модальные глаголы, междометия. Официально-деловой стиль помогает выразить непредвзятое мнение человека по какому-либо вопросу, показывает логичность текста, который не содержит в себе эмоциональной оценки и является объективным.

Как написать деловое письмо на английском языке правильно? Прежде всего, необходимо обеспечить смысловую точность используемых фраз. Чтобы не допустить появление двусмысленности, стоит использовать в официально-деловых документах речевые фразы-клише. Многолетняя практика послужила образованию множества общепринятых фраз-клише, которые способствуют написанию лаконичных деловых писем. Благодаря им вы напишите деловое письмо гораздо быстрее, и вам не потребуется затрачивать время на поиск верных и подходящих фраз. Используйте устоявшиеся выражения, составление делового письма по аналогии сильно упростит вашу задачу.

Существует ряд правил, соблюдая которые вы сможете написать деловое письмо на английском:

1. Текст должен подразделяться на абзацы (без красной строки).

2. Имя отправителя, а также наименование организации, ее контактные данные располагаются в верхнем углу справа страницы.

3. Затем прописывается имя адресата, а также наименование фирмы, в которую вы отправляете деловое письмо, ее контактные данные (с новой строки).

4. Опустившись на 3 строчки вниз страницы, пропишите дату отправления письма (можно указать дату также и в верхнем правом углу страницы).

5. Текст делового письма размещается посередине.

6. Основная мысль письма должна начинаться с фразы, указывающей на цель составления письма, например: «I am writing to you to …».

7. Завершается письмо выражением благодарности: «Thank you for your prompt help…», а также словами: «Yours sincerely,», когда автор письма знает имя адресата, и фразой: «Yours faithfully», если имя адресата неизвестно.

8. Опустившись на 4 строки вниз, укажите имя отправителя, а также занимаемую должность.

9. Свою личную подпись отправитель может поставить между приветствием и именем.

Читайте материал по теме: Методика изучения английского языка: какую выбрать

С чего начать английское письмо

Написание письма начинается с указания личных данных, адреса и даты написания. Эти сведения располагаются в верхнем правом углу листа. При этом оформление адреса в английском языке прямо противоположно стандартам русской речи: перечисление идет от меньшего к большему, т.е. от квартиры к названию страны. Образец написания приведен в таблице ниже.

Отметим, что адрес получателя на конверте пишется ровно по такому же принципу.

Следом за шапкой адреса, с отступом в одну строку, указывается дата написания письма. Здесь допускается несколько вариантов оформления:

• 17 September 2018;
• September 17th, 2018;
• 2018 September 17;
• 17thSeptember, 2018;
• 17 2018;
• 17 2018.

Все приведенные вариации абсолютно равнозначны, однако, полное написание месяца считается более формальным стилем.

Также английский язык позволяет использовать и полностью числовые комбинации (17/09/2018). Но здесь следует учесть один нюанс: в Соединенных Штатах Америки принято записывать сперва порядковый номер месяца, и только потом числовое обозначение дня. Так, запись 10/09/2018 американец прочтет как 09 октября 2018 года. Если же ваш собеседник из Великобритании, то восприятие такой даты будет традиционно европейским: 10 сентября 2018 года.

Похожие записи

Maison margiela: яркая «невидимка» в мире моды Кэролайн кеннеди биография.писательница, юрист и дипломат Виндзор, беркшир — windsor, berkshire К чему снится пирожное? Разговаривать с мужем по телефону Катерина шпица биография, фото, рост и вес, личная жизнь и муж 2018